Bidüşüntaşın ekibi
Kurumsal referanslarımızdan biri, Türkiye’nin önde gelen teknoloji haber sitelerinden ShiftDelete.Net’in ofis taşımasıdır. 2005’ten bu yana yayında olan ShiftDelete.Net, büyüme ve yatırım sürecinin ardından ekibi için tasarlanmış, modern ve yeşil ağırlıklı yeni bir ofise taşındı. Taşınma, önceden yapılan ayrıntılı bir planlama çalışmasının ardından tek bir iş günü içinde tamamlandı. Bu yazıda bir yayın kuruluşunun ofisini iş akışını durdurmadan taşımanın nasıl planlandığını anlatıyoruz.
Müşteri ve ihtiyaç
Bir haber sitesi için yayının durması düşünülemez: Haberler her gün, çoğu zaman her saat yayına girer. Ofis taşımasının bu yüzden kısa sürede tamamlanması, editörlerin ve teknik ekibin yeni ofiste hemen çalışmaya başlayabilmesi gerekiyordu. Taşınacaklar arasında çalışma masaları ve ofis mobilyası, bilgisayarlar ve yayın ekipmanı, çekim ve video ekipmanı ile ofisin günlük eşyaları vardı.
Önceden planlama
Taşımanın bir günde bitmesini sağlayan, taşıma gününden önce yapılan iştir. Bu tür bir kurumsal taşımada izlediğimiz planlama adımları şunlardır:
- Keşif ve ön çalışma: Eski ve yeni ofis birlikte incelenir; eşya miktarı, ekipman, bina girişleri, asansörler ve araç yanaşma alanları belirlenir.
- Yerleşim planı: Yeni ofiste hangi ekibin nerede oturacağı netleştirilir; her masa ve koli bu plana göre etiketlenir.
- Ekipman listesi: Bilgisayarlar, ekranlar ve çekim ekipmanı ayrı listelenir; hassas ekipman ayrı paketlenir.
- Ekip ve araç planı: Taşımanın tek günde bitmesi için gereken ekip sayısı ve araç sayısı hesaplanır.
- Zaman çizelgesi: Paketleme, yükleme, taşıma ve kurulum saat saat planlanır.
Taşıma günü
Planlama tamamlandığında taşıma günü bir “uygulama” gününe dönüşür: Önce hassas ekipman ve bilgisayarlar paketlenip yüklenir, ardından mobilyalar sökülür ve taşınır. Yeni ofiste eşyalar etiketlerine göre doğrudan ilgili masalara ve odalara bırakılır, mobilyalar kurulur. Gün sonunda ekip yeni ofiste çalışmaya hazır olur.
Kendi ofis taşımanız için çıkarılacak dersler
- Planlamaya zaman ayırın: Taşıma gününün kısalığı, önceki haftalarda yapılan planlamanın kalitesine bağlıdır.
- Yerleşim planını erken bitirin: Kimin nerede oturacağı belli değilse koliler doğru yere bırakılamaz.
- Hassas ekipmanı ayırın: Yayın, çekim ve sunucu ekipmanı standart ofis eşyasından ayrı listelenmeli ve paketlenmelidir.
- Tek muhatap belirleyin: Şirket içinde taşınmadan sorumlu tek bir kişi, kararları hızlandırır.
- İnterneti önceden taşıyın: Yeni ofisin internet ve altyapısı taşınma gününden önce hazır olmalıdır.
Ofis taşımanın bütün aşamaları için ofis taşımacılığı sayfamıza, hazırlık listesi için İstanbul ofis taşımacılığı rehberimize bakabilirsiniz. Diğer bir referans işimiz, Karayolları Genel Müdürlüğü için taşıdığımız Yavuz Sultan Selim Köprüsü maketidir.
Sık Sorulan Sorular
Bir ofis tek günde taşınabilir mi?
Evet, önceden yapılan keşif, yerleşim planı ve doğru ekip-araç planlamasıyla küçük ve orta ölçekli ofisler çoğunlukla tek günde taşınıp kurulur.
Yayın ve çekim ekipmanı nasıl taşınır?
Hassas ekipman ayrı listelenir, varsa kendi kutularıyla ya da darbe emici malzemeyle paketlenir ve diğer eşyalardan ayrı taşınır.
Ofis taşıması hafta içi yapılırsa iş durur mu?
Taşımayı tek güne sığdırmak ya da akşam ve hafta sonuna planlamak iş kesintisini en aza indirir.
Bu konuda işinize yarayacak sayfalar
