Ofis Taşımacılığı

Ofis taşımacılığı, bir işyerinin masalarını, dolaplarını, bilgisayarlarını, dosyalarını ve teknik altyapısını iş akışını olabildiğince az kesintiye uğratarak yeni adrese taşıma işidir. Ev taşımadan farkı, taşınma gününün bir “iş günü kaybı” anlamına gelmesidir: Taşıma ne kadar planlı olursa ekibiniz yeni ofiste o kadar erken çalışmaya başlar. Bidüşüntaşın olarak 2009’dan bu yana İstanbul’da küçük bürolardan çok katlı şirket ofislerine kadar kurumsal taşımalar yapıyoruz.

Kısaca: Ofis taşımada keşif, bölüm bölüm taşıma planı, etiketleme ve IT koordinasyonu belirleyicidir. Çoğu ofis taşıması iş saatleri dışında, akşam ya da hafta sonu yapılır; böylece ertesi iş günü yeni ofiste çalışmaya başlanabilir. Fiyat; ofisin büyüklüğü, masa ve dolap sayısı, kat ve asansör durumu, mesafe ve paketleme kapsamına göre keşiften sonra yazılı olarak verilir.

Ofis taşıma süreci adım adım

1. Keşif ve ihtiyaç analizi: Mevcut ofiste masa, dolap, arşiv, sunucu ve özel ekipman sayısı çıkarılır. İki binanın asansör, yük asansörü, otopark ve giriş saati kuralları öğrenilir. Yerinde keşif yapılamıyorsa görüntülü keşif de mümkündür.
2. Yazılı teklif ve taşıma planı: Kapsam (paketleme, söküm-montaj, arşiv, IT ekipmanı), ekip sayısı, araç sayısı ve taşıma saatleri yazılı olarak netleşir.
3. Bölüm bazlı etiketleme: Her çalışana ve her bölüme renk ya da numara verilir. Koliler, masalar ve sandalyeler yeni ofisin kat planındaki yerine göre etiketlenir.
4. Paketleme: Bilgisayar, monitör ve yazıcılar ayrı ayrı korunur; kablolar cihazıyla birlikte poşetlenir. Dosyalar sırası bozulmadan arşiv kolilerine alınır.
5. Söküm, taşıma ve montaj: Modüler masalar ve dolaplar sökülür, yeni ofiste kat planına göre kurulur.
6. Yerleşim ve son kontrol: Koliler ilgili masalara bırakılır, boş koli ve ambalaj atıkları toplanır, eksik ya da hasarlı parça olup olmadığı birlikte kontrol edilir.

Ofis taşımaya neler dahil?

• Ücretsiz keşif ve yazılı teklif
• Koli, streç film, balonlu naylon, köşe koruyucu ve arşiv kolisi gibi ambalaj malzemeleri
• Çalışma masası, toplantı masası, dolap ve raf söküm-montajı
• Bilgisayar, monitör, yazıcı ve sunucu gibi elektronik cihazların, IT ekibiniz bağlantılarını ayırdıktan sonra korunarak taşınması
• Arşiv ve dosyaların sırası bozulmadan taşınması
• Gerektiğinde asansörlü (dış cephe) taşıma
• Yeni adres hazır değilse ofis eşyası depolama

Bilgisayarların ağ bağlantısı, sunucuların yeniden devreye alınması ve yazılım kurulumu gibi işler genellikle şirketin kendi IT ekibi ya da IT firması tarafından yapılır. Biz cihazların güvenli taşınmasını ve doğru masaya yerleştirilmesini üstleniyor, taşıma saatlerini IT ekibinizle birlikte planlıyoruz.

Bilgisayar ve sunucu: neyi biz yapıyoruz, neyi IT ekibiniz?

Ofis taşımalarında en çok karışan konu bu, o yüzden baştan net yazalım. Bilgisayarların, sunucuların ve ağ cihazlarının sökülmesi, kablolarının ayrılması, yeni ofiste bağlanması ve çalışır hâle getirilmesi bizim işimiz değil; bunu şirketinizin IT ekibi ya da çalıştığınız IT firması yapar. Bizim işimiz, cihazlar ayrıldıktan sonra başlar: Her cihazı ayrı ayrı korumaya alıyor, kablolarını ve adaptörlerini kendi poşetine koyup cihaza bantlıyor, cihazı kimin masasına gideceğini gösteren etiketle işaretliyor ve yeni ofiste doğru masaya bırakıyoruz.

Bu ayrım taşınma gününün planını da belirliyor. IT ekibinin cihazları ayırması için taşımadan önce bir zaman aralığı, yeni ofiste bağlaması için de taşımadan sonra bir zaman aralığı gerekiyor. Cuma akşamı taşınan bir ofiste genellikle IT ekibi cuma öğleden sonra cihazları ayırıyor, biz akşam ve gece taşıyoruz, IT ekibi cumartesi ya da pazar bağlantıları kuruyor. Bu takvimi keşifte IT sorumlunuzla birlikte çıkarmayı tercih ediyoruz.

İş kesintisini azaltmak için planlama

Akşam, gece ve hafta sonu taşıma

Gece ve hafta sonu da çalışıyoruz. Küçük ve orta ölçekli ofislerde en sık tercih edilen yöntem, cuma akşamı paketleme ve hafta sonu taşımadır. Pazartesi sabahı çalışanlar kendi masalarında işe başlar. Bina yönetimleri bazen hafta sonu taşımaya izin vermediği için bu kuralı keşifte birlikte kontrol ediyoruz.

Bölüm bölüm taşıma

Büyük ofislerde her şeyi tek seferde taşımak yerine bölümler sırayla taşınabilir. Önce arşiv ve az kullanılan eşyalar, ardından destek birimleri, en son müşteriyle doğrudan çalışan birimler taşınır. Böylece şirket hiçbir gün tamamen kapanmaz.

Taşınmadan önce şirket içinde yapılacaklar

• Bir taşınma sorumlusu belirleyin; firmayla tek kişi iletişim kursun.
• Çalışanlardan masalarındaki kişisel eşyaları ve çekmeceleri kendilerinin kolilemesini isteyin.
• İnternet hattı, telefon santrali ve adres değişikliği işlemlerini taşınmadan önce başlatın.
• Kullanılmayan mobilya ve eski dosyaları ayıklayın; taşınan hacim azaldıkça süre ve maliyet düşer.
• Yeni ofisin kat planını hazırlayıp kimin nerede oturacağını belirleyin.

Daha ayrıntılı bir hazırlık listesi için İstanbul ofis taşımacılığı rehberimize göz atabilirsiniz.

Plaza ve iş merkezlerinde taşıma

Levent, Maslak, Ataşehir, Kozyatağı ya da Kavacık’taki plazalardan taşınmak, bir apartman dairesinden taşınmaktan farklı kurallarla yürüyor. Binaların çoğu taşınmayı yalnızca belirli saatlerde, çoğunlukla mesai dışında ve hafta sonu kabul ediyor. Yük asansörü randevuyla kullanılıyor; aynı gün başka bir firma da taşınıyorsa asansör paylaşılıyor. Kapalı otoparkların yükseklik sınırı olabiliyor ve büyük araç yükleme alanına ancak belli bir kapıdan girebiliyor. Koridorların, asansör kabininin ve giriş holünün taşıma süresince koruyucu malzemeyle kaplanması isteniyor; bazı binalar ekip listesini ve araç plakasını günler önceden istiyor.

Bu kuralları bina yönetiminden sizin almanız gerekiyor, çünkü yönetim kiracı firmayla görüşüyor. Bize ilettiğiniz kurallara göre ekip sayısını, araç büyüklüğünü ve saatleri ayarlıyoruz. Taşınılan ve taşınılacak bina farklı kurallara sahipse, örneğin eski bina cuma gecesine, yeni bina cumartesi sabahına izin veriyorsa, eşyayı bir gece araçta ya da depomuzda bekletip ertesi sabah teslim edebiliyoruz.

Ofis küçülürken ya da büyürken

Her ofis taşıması bire bir taşıma değil. Daha küçük bir ofise geçen şirketlerde fazla masa, dolap, toplantı mobilyası ve eski ekipman yeni ofise sığmıyor. Bunları aceleyle elden çıkarmak yerine ofis depolama ile bir süre saklamak, şirket yeniden büyüdüğünde ya da yeni bir şube açıldığında bu eşyayı yeniden kullanmayı mümkün kılıyor. Kullanılmayacağı kesin olan mobilyaları ise bir okula, derneğe ya da vakfa ulaştırabiliyoruz; ayrıntılar bağış taşıma sayfamızda.

Büyüyen şirketlerde ise tersi oluyor: Yeni ofis daha büyük, ama yeni mobilyalar taşınma gününe yetişmiyor. Bu durumda eski mobilyayı geçici olarak yeni ofise kuruyor, yeni mobilyalar geldiğinde eskisini depoya ya da başka bir adrese götürüyoruz.

Demirbaş listesi ve arşiv

Kurumsal taşımalarda her parçanın nereden çıkıp nereye gittiğini belgelemek, sonradan çıkabilecek soruları baştan önlüyor. Taşınan masa, dolap, sandalye ve cihazları numaralı bir listeye geçiriyor, her parçanın etiketine bu numarayı yazıyoruz. Şirketinizin kendi demirbaş numaraları varsa listede onları kullanabiliyoruz. Liste taşıma öncesinde ve sonrasında yetkilinizle birlikte kontrol ediliyor.

Dosyalar ve arşiv için de aynı yöntem geçerli. Klasörler raf sırası bozulmadan numaralı arşiv kolilerine alınıyor, koliler kapatılıp bantlanıyor ve kapalı araçla taşınıyor. Kişisel veri ya da ticari sır içeren dosyaların bulunduğu koliler, taşıma boyunca ekibimizin ve sizin belirlediğiniz bir yetkilinin gözetiminde kalıyor. Yıllardır biriken ve yeni ofise götürmek istemediğiniz arşivi depomuzda saklayabiliriz; ne kadar süre saklanması gerektiğine dair genel bilgi için şirket evrakı saklama süreleri yazımıza bakabilirsiniz.

Taşıdığımız ofislerden

Yıllar içinde küçük bürolardan çok katlı şirket ofislerine, teknoloji şirketlerinden gayrimenkul yatırım şirketlerine kadar farklı ölçeklerde ofis taşıdık. Bunlardan ikisi teknoloji haber sitesi ShiftDelete.Net ve Vakıf GYO. ShiftDelete.Net’in ofis taşımasını, iş akışını kesmeden nasıl planladığımızı ofis taşımacılığı rehberimizde anlattık. Her ofis taşımasında aynı yöntemi uyguluyoruz: keşif, yazılı plan, bölüm bölüm etiketleme ve taşıma sonrası birlikte kontrol.

Ofis taşıma fiyatını belirleyen etkenler

Her ofis farklı olduğu için sabit bir liste fiyatı vermek yanıltıcı olur. Keşiften sonra kapsamı ve fiyatı yazılı olarak iletiyoruz; taşınma günü sürpriz ek ücret çıkmaz. Hızlı bir ön fiyat için teklif formunu doldurabilirsiniz.

Neden Bidüşüntaşın?

• 2009’dan beri İstanbul’da: Anadolu ve Avrupa yakasında bina, site ve plaza kurallarını biliyoruz.
• Kendi depomuz: Ofis eşyanızı taşıma ile depolama arasında aynı ekiple yönetiyoruz. Depomuzu sanal turla gezebilirsiniz.
• Tek muhatap: Keşiften son kontrole kadar tek bir sorumluyla çalışırsınız.
• Gece ve hafta sonu ekip: Taşımayı işinizin en az aksayacağı saate koyuyoruz.
• Yazılı teklif ve sigortalı taşıma: Kapsam, fiyat ve güvence baştan yazılı olarak belirlenir.

Sık Sorulan Sorular