Şirket Evrakı Kaç Yıl Saklanır? Arşivi Ofis Dışında Tutmak

Şirketlerin ticari defter ve belgeleri Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıl, vergi kanunlarına göre en az beş yıl saklamak zorunda; uygulamada on yıl esas almak daha güvenli. Bu süre boyunca belgelerin düzenli, kuru ve gizli tutulması gerekiyor. Ofiste yer kalmadığında arşivi dışarıda bir depoya almak, numaralı koli ve envanter listesiyle yapıldığında hem yer açıyor hem de bir belgeyi aradığınızda dakikalar içinde bulmanızı sağlıyor.

Hangi belge kaç yıl saklanır?

Saklama süresi konusunda iki kanun yan yana duruyor ve ikisi farklı süreler veriyor. Bu fark, şirketlerin en sık karıştırdığı konulardan biri.

Vergi Usul Kanunu: beş yıl. Kanunun 253’üncü maddesine göre defter tutmak zorunda olanlar, tuttukları defterleri ve düzenledikleri ya da aldıkları belgelerin bir örneğini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklamak zorunda. Yani 2026 yılına ait bir fatura, 2027’nin başından itibaren beş yıl, 2031 yılı sonuna kadar saklanmalı. Vergi incelemesinde defter ve belgelerin istenebileceği süre de bu süreye bağlı.

Türk Ticaret Kanunu: on yıl. Kanunun 82’nci maddesi ticari defterlerin, envanterlerin, açılış bilançolarının, ara bilançoların, finansal tabloların, yönetim raporlarının, gönderilen ve alınan ticari mektupların ve kayıtlara dayanak teşkil eden belgelerin on yıl saklanmasını öngörüyor. Süre, kaydın yapıldığı ya da belgenin oluştuğu takvim yılının bitiminden başlıyor.

Uygulamada pek çok şirket vergi kanunundaki beş yıllık süreyi esas alıyor ve on yıllık süreyi gözden kaçırıyor. İki süre çakıştığında daha uzun olanı esas almak, hem ticari davalarda hem de denetimlerde sizi korur. Bu yüzden ticari defter ve belgeler için on yıl, en güvenli varsayım.

Bazı durumlarda beş yıl dolsa bile belgeleri saklamaya devam etmek gerekiyor. Örneğin geçmiş yıl zararlarının sonraki yıllara aktarıldığı durumlarda, o zararın dayanağı olan belgeler, zararın mahsup edildiği yıla kadar önem taşıyor. Süren bir dava ya da inceleme varsa, ilgili belgeler süre dolsa da imha edilmemeli.

Personel dosyaları, sözleşmeler, proje belgeleri ve kurum içi yazışmalar için saklama süresi belgenin türüne ve ilgili mevzuata göre değişiyor. Kesin süreyi mali müşavirinizle ve hukuk biriminizle birlikte belirlemenizi öneriyoruz. Bu yazı genel bir çerçeve sunuyor; belgeye özel bir hukuki değerlendirme değil.

Kişisel veriler: süre dolunca saklamaya devam etmek de risk

Arşivlerin önemli bir kısmı kişisel veri içeriyor: personel özlük dosyaları, müşteri sözleşmeleri, kimlik fotokopileri, sağlık raporları. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 7’nci maddesine göre kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında silinmeli, yok edilmeli ya da anonim hale getirilmeli. Yani saklama süresi dolmuş kişisel verileri “ne olur ne olmaz” diye yıllarca tutmak da bir yükümlülük ihlali olabiliyor.

Bu yüzden iyi bir arşiv düzeni, yalnızca belgeleri saklamayı değil, ne zaman imha edileceklerini de planlamayı içeriyor. Kişisel verilerin silinmesine ilişkin yönetmelik, düzenli aralıklarla yapılacak imha işleminin altı aylık aralıkları geçmemesini öngörüyor; kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlü şirketler için bu planlama zorunlu. Arşivi depoya alırken her kolinin hangi yıla ve hangi belge türüne ait olduğunu listeye yazmak, imha zamanı geldiğinde hangi kolilerin çıkarılacağını bulmayı kolaylaştırıyor.

Belgeleriniz kaybolursa: zayi belgesi

Yangın, su baskını ya da hırsızlık gibi bir nedenle saklamak zorunda olduğunuz defter ve belgeler zarar görürse, Türk Ticaret Kanunu’nun 82’nci maddesine göre öğrendiğiniz tarihten itibaren on beş gün içinde mahkemeden zayi belgesi istemeniz gerekiyor. Zayi belgesi alınmadığında, belgeleri ibraz edememenin sonuçları ağır olabiliyor.

Bu süre kısa ve hasar anında akla gelmeyen bir konu. Arşivin ofisin bodrumunda, su borularının altında ya da nemli bir depoda tutulması, bu riskin en sık görüldüğü durum. Arşivi kuru, kapalı ve izlenen bir ortamda tutmak, bu tabloyla hiç karşılaşmamanın en kolay yolu.

Arşivin ofiste maliyeti

On yıllık bir arşiv, orta ölçekli bir şirkette bile odalar dolusu klasör demek. Bu klasörlerin ofiste kapladığı her metrekare, kira ödenen ama çalışılmayan bir alan. Merkezi bir iş bölgesinde ofis kirası ile ofis dışında bir depoda raf alanı arasındaki fark, arşivi dışarı almayı çoğu zaman ekonomik bir karar haline getiriyor.

Ofiste duran arşivin bir maliyeti daha var: düzensizlik. Yıllar içinde farklı çalışanların farklı düzenlerle doldurduğu dolaplarda bir dosyayı bulmak saatler alabiliyor. Arşivi depoya taşımak, onu bir kez baştan düzenlemek için de bir fırsat.

Her şeyi dışarı almak da doğru değil. Son iki üç yılın aktif dosyaları, sık başvurulan sözleşmeler ve süren işlerin belgeleri ofiste kalmalı. Depoya gitmesi gerekenler, saklama zorunluluğu süren ama nadiren açılan eski yılların belgeleri.

Depoya almadan önce cevaplanacak sorular

Arşivi dışarı almaya karar vermeden önce şirket içinde birkaç soruyu netleştirmek, sonraki yılları kolaylaştırıyor. İlki, arşivin sahibi kim? Muhasebe, insan kaynakları ve hukuk birimlerinin belgeleri çoğu zaman aynı dolaplarda karışık duruyor; her birimin kendi belgelerinden sorumlu olduğu net olmalı. İkincisi, kim erişebilecek? Depodan koli isteme yetkisi olan kişiler önceden belirlenmeli. Üçüncüsü, imha kararını kim verecek? Saklama süresi dolan belgelerin imhası için bir sorumlu ve bir takvim olmalı.

Dördüncü soru, ne kadar sık erişilecek? Bazı belgelere yılda bir kez bile bakılmıyor, bazılarına ise her ay ihtiyaç duyuluyor. Sık erişilecek kolileri depoda ön tarafa, kolay ulaşılır bir yere koymak, her talepte zaman kazandırıyor. Bu bilgiyi kolileme sırasında envanter listesine eklemek yeterli.

Arşivi depoya almak: adım adım

Ayıklama. İşe saklama süresi dolmuş belgeleri ayırarak başlayın. Bunları depolamak yerine kurumunuzun kurallarına ve kişisel verilerle ilgili yükümlülüklerinize uygun şekilde imha etmek, hem maliyeti hem de riski azaltır. Kalan belgeleri yıllara ve türlere göre gruplayın.

Kolileme. Klasörler, dolaptaki sırası korunarak arşiv kolilerine alınır. Kolilere fazla yük bindirilmez; kâğıt ağırdır ve aşırı dolu bir koli taşınırken dağılabilir. Klasörler dik durur; yatay istiflenen klasörlerde alttakiler ezilir ve sırtları kırılır.

Numaralandırma. Her koliye bir numara verilir. Kolinin üzerine içerik değil numara yazılır; böylece koliyi gören biri içinde ne olduğunu bilmez. Bu, gizlilik açısından önemli bir ayrıntı.

Envanter listesi. Hangi kolide hangi yılın, hangi belge türünün, hangi dosya aralığının olduğu bir listeye yazılır. Listenin bir kopyası sizde kalır. Bir belgeye ihtiyacınız olduğunda listeden koli numarasını bulup bildirmeniz yeterli olur.

Taşıma ve yerleştirme. Koliler kapalı araçla taşınır ve depoda size ayrılan alanda raflara yerleştirilir. Raflama, kolilerin zeminle temasını keser ve alttaki kolilerin üsttekilerin ağırlığıyla ezilmesini önler.

Kâğıdı korumak

Kâğıdın en büyük düşmanları nem, doğrudan güneş ışığı ve sıcaklık değişimi. Nemli bir ortamda kâğıt küflenir, mürekkep dağılır, klasörlerin metal parçaları paslanır. Güneş ışığı yazıyı soldurur. Zemindeki bir koli, bir su sızıntısında ilk etkilenen olur.

Bu yüzden arşivin kapalı, kuru ve zeminden yüksek tutulduğu bir ortamda saklanması gerekiyor. Arşiv kolisi olarak sağlam, kapaklı kartonlar kullanmak da önemli; ince ve açık kutular hem tozu içeri alıyor hem de üst üste konduğunda çöküyor. Termal kâğıda basılmış fişler ve eski faks çıktıları zamanla tamamen silinebiliyor; bunların önemli olanlarının bir fotokopisini ya da taranmış bir kopyasını almak iyi bir önlem.

Elektronik ortamda tutulan e-fatura ve e-arşiv belgeleri de saklama yükümlülüğüne tabi. Bunların düzenli yedeklenmesi ve yedeklerin farklı bir ortamda tutulması, kâğıt arşivin korunması kadar önemli. Dijital arşivin nasıl tutulacağı konusunda mali müşavirinizin ve bilgi işlem biriminizin önerilerine uymanızı öneriyoruz.

Erişim: bir belgeye ihtiyaç olduğunda

Arşivi dışarıda tutmanın en çok sorulan sorusu, bir belgeye ihtiyaç olduğunda ne olacağı. Vergi incelemesi, bir dava, bir denetim ya da bir müşterinin talebi, eski bir belgeyi birkaç gün içinde bulmayı gerektirebiliyor.

İyi tutulmuş bir envanter listesiyle bu iş kolay: Listeden belgenin hangi kolide olduğunu bulursunuz, koli numarasını bildirirsiniz, koli ofisinize getirilir ya da randevuyla depoda incelenir. Envanter ne kadar ayrıntılıysa, belgeyi bulmak o kadar kısa sürer. Bu yüzden arşivi depoya alırken listeye harcanan zaman, ilerideki her erişimde geri kazanılıyor.

Erişim yetkisi de baştan belirlenmeli. Arşive kimin adına erişilebileceği, hangi çalışanın koli talep edebileceği yazılı olarak belirlenirse, gizli belgelere yetkisiz erişim riski ortadan kalkar.

Ofis taşınırken arşiv

Arşivi depoya almanın en sık nedeni ofis taşınması. Yeni ofis eskisinden küçükse ya da açık ofis düzenindeyse, eski arşiv dolaplarının yeri olmuyor. Taşınma, arşivin ayıklanması ve düzenlenmesi için doğal bir an.

Bu durumda arşivi ofis eşyasıyla aynı gün değil, birkaç gün önce taşımak işleri kolaylaştırıyor: Ofis taşınma günü yalnızca aktif dosyalar ve ofis eşyası taşınıyor, arşiv zaten depoda düzenli bir şekilde yerini almış oluyor. Ofis taşınmasının genel planı için ofis taşımacılığı, arşivin yeni ofise taşınması için arşiv taşımacılığı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Bizim arşiv depolamamız

Arşiv depolamada klasörleri sizin düzeninizi koruyarak kolileyip numaralandırıyor, envanter listesini sizinle birlikte hazırlıyoruz. Koliler kapalı ve bantlı olarak, Pendik’teki kapalı, kilitli ve kamerayla izlenen depomuzda raflarda saklanıyor; ekibimiz yalnızca koli numarasıyla çalışıyor ve kolilerin içeriğiyle ilgilenmiyor. Depolama süresince koliler sigortalı. Bir belgeye ihtiyacınız olduğunda koli numarasını bildirmeniz yeterli. Ayrıntılar ve fiyatı belirleyen etkenler için arşiv depolama sayfamıza bakabilir, teklif formunu doldurabilirsiniz.

Kanun metinleri için Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu metinlerine bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular