Devlet dairesi taşımacılığı; bakanlık birimleri, il ve ilçe müdürlükleri, belediyeler ve diğer kamu kurumlarının hizmet binalarının, arşivlerinin ve ekipmanlarının yeni binaya taşınmasıdır. Kamu kurumlarında taşınmanın iki belirgin özelliği vardır: Vatandaşa verilen hizmetin mümkün olduğunca az kesintiye uğraması ve resmî evrakın eksiksiz, sırası bozulmadan taşınması.
Kamu kurumlarında taşıma süreci
- Keşif: Mevcut ve yeni hizmet binası birlikte gezilir; birimler, arşiv hacmi, mobilya ve ekipman miktarı belirlenir.
- Yazılı teklif ve iş programı: Kurumun satın alma usulüne uygun biçimde, kalem kalem teklif ve taşıma takvimi hazırlanır.
- Birim planı: Hangi birimin hangi gün taşınacağı ve yeni binada nereye yerleşeceği kurumla birlikte belirlenir.
- Taşıma: Çoğunlukla mesai dışında ve hafta sonu yapılır.
- Tutanak ve fatura: Her aşamanın sonunda teslim tutanağı düzenlenir; iş sonunda fatura kesilir.
Resmî evrak ve arşiv
Kamu kurumlarının arşivleri, saklanması zorunlu resmî belgelerden oluşur. Klasörler raftaki sırasıyla numaralı arşiv kolilerine alınır, koli listesi kurum yetkilisiyle birlikte hazırlanır ve teslimde aynı listeyle kontrol edilir. Koliler kapalı ve bantlı taşınır; taşıma ekibi evrakın içeriğiyle ilgilenmez. Ayrıntılar için arşiv taşımacılığı sayfamıza bakabilirsiniz.
Hizmet kesintisini azaltmak
- Vatandaşla doğrudan temas eden birimler (danışma, evrak kabul) en son taşınır ya da hafta sonu içinde tamamlanır.
- Yeni binada bilgi işlem altyapısı hazır olmadan bilgisayarlar taşınmaz; kurulum kurumun bilgi işlem birimi tarafından yapılır.
- Taşınma tarihi vatandaşlara önceden duyurulursa taşıma günleri daha az yoğun geçer.
Güvenlik ve giriş
Kamu binalarında ekip üyelerinin kimlik bilgileri önceden kuruma bildirilir; binaya girişler kurumun güvenlik kurallarına göre yapılır. Taşıma sırasında kurumun belirlediği bir yetkilinin eşlik etmesi, hem arşiv hem de demirbaş takibi açısından önerilir.
Demirbaş ve eski eşyalar
Kamu kurumlarında mobilya ve ekipman demirbaş kaydındadır. Taşınan her demirbaşın yeni birimine göre etiketlenmesi, kurumun sayım işlerini kolaylaştırır. Yeni binaya taşınmayacak eşyalar kurumun belirlediği depoya ya da birime götürülebilir; geçici olarak depomuzda da saklanabilir.
Fiyatı belirleyen etkenler
| Etken | Açıklama |
|---|---|
| Birim ve personel sayısı | Mobilya ve ekipman miktarını belirler. |
| Arşiv hacmi | Resmî evrakın sıralı kolilenmesi ve sayımı. |
| Kat ve erişim | Yük asansörü, rampalar, araç yanaşma. |
| Çalışma saatleri | Mesai dışı ve hafta sonu taşıma. |
| Demirbaş etiketleme | Yeni birime göre etiket ve liste. |
Keşiften sonra kurumun satın alma usulüne uygun, kalem kalem yazılı teklif veriyoruz.
Birim sorumlularına öneriler
- Taşınmadan önce saklama süresi dolan evrakın imha sürecini kurum mevzuatına göre tamamlayın; taşınan hacim azalır.
- Her birimin kolilerini kendi renginde ya da numarasında etiketleyin.
- Kişisel eşyaları ve masa çekmecelerini personelin kendisinin kolilemesini sağlayın.
- Yeni binada birim tabelaları ve oda numaraları taşınmadan önce asılsın; ekip kolileri doğru odaya bırakır.
Sık Sorulan Sorular
Kamu kurumları için teklif ve fatura düzenliyor musunuz?
Evet. Keşif sonrası kalem kalem yazılı teklif, iş programı ve fatura düzenliyoruz.
Taşıma hafta sonu yapılabilir mi?
Evet. Hizmet kesintisini azaltmak için taşımaları mesai dışında ve hafta sonuna planlıyoruz.
Resmî evrakın sırası bozulur mu?
Hayır. Klasörler raftaki sırasıyla numaralı kolilere alınır ve yeni binada aynı sırayla yerleştirilir; koli listesi kurumla birlikte kontrol edilir.
Bilgisayarları kim kurar?
Bilgisayar ve ağ kurulumu kurumun bilgi işlem birimi tarafından yapılır; biz cihazların korunarak taşınmasını ve masalara yerleştirilmesini üstleniyoruz.
