Arşiv Depolama

Arşiv depolama, bir şirketin yasal olarak saklaması gereken ya da ileride ihtiyaç duyabileceği dosya, klasör ve belgelerini ofis dışında, düzenli ve takip edilebilir şekilde saklamaktır. Yıllar içinde biriken muhasebe kayıtları, sözleşmeler, personel dosyaları ve proje belgeleri ofiste dolapları ve odaları dolduruyor. Bidüşüntaşın olarak arşivinizi ofisinizden alıyor, sırası bozulmadan numaralı kolilere yerleştiriyor, depomuzda saklıyor ve istediğiniz koliyi istediğiniz zaman size ulaştırıyoruz.

Kısaca: Arşiv depolamada iki şey önemlidir: Belgelerin düzeninin korunması ve aranan belgenin hızla bulunabilmesi. Bunun için klasörler raftaki sırasıyla kolilere alınıyor, her koli numaralanıyor ve içindeki dosya aralığı listeye yazılıyor. Bir belgeye ihtiyaç duyduğunuzda koli numarasını söylemeniz yeterli; koli ofisinize getiriliyor ya da randevuyla depoda inceleniyor.

Arşiv depolama kimler için uygun?

• Muhasebe kayıtlarını saklaması gereken şirketler: Defterler, faturalar ve belgeler yıllarca saklanmak zorunda; ama her gün ihtiyaç duyulmuyor.
• Ofis küçülten ya da taşınan şirketler: Yeni ofiste arşiv odasına yer ayırmak yerine eski dosyalar depoya alınıyor.
• Hukuk, mali müşavirlik ve danışmanlık büroları: Müvekkil ve müşteri dosyaları biriktikçe büroda yer daralıyor.
• Proje bazlı çalışan firmalar: Tamamlanan projelerin dosyaları, çizimleri ve sözleşmeleri.
• Sağlık, eğitim ve kamu kurumları: Eski kayıtların ofis alanından çıkarılması gerektiğinde. Kuruma özel saklama ve erişim kurallarını teklif aşamasında konuşuyoruz.

Arşiv nasıl alınıyor?

1. Keşif: Arşivin hacmi, kaç dolap ya da raf olduğu, klasör türleri ve mevcut düzen görülüyor. Arşiv birden fazla odaya ya da kata dağılmışsa her birinin ayrı bir bölüm olarak listelenmesini planlıyoruz.
2. Sıralı kolileme: Klasörler raftaki sırasıyla, soldan sağa ve yukarıdan aşağıya, arşiv kolilerine alınıyor. İsterseniz kolilemeyi kendiniz yapabilirsiniz; isterseniz ekibimiz raftaki sırayı koruyarak yapıyor.
3. Numaralama ve listeleme: Her koliye bir numara veriliyor; listeye koli numarası, kolinin geldiği raf ya da dolap ve içindeki dosya aralığı yazılıyor. Örneğin “Koli 47: 2019 satış faturaları, Ocak–Haziran”.
4. Kapatma: Koliler kapatılıp bantlanıyor. Kişisel veri ya da ticari sır içeren kolilerin ayrıca işaretlenmesini isteyebilirsiniz.
5. Taşıma: Koliler kapalı araçla depoya götürülüyor. Taşıma ofisinizin iş akışını aksatmaması için mesai dışında, gece ya da hafta sonu da yapılabiliyor.
6. Yerleştirme: Koliler size ayrılmış depo odasına, numara sırasıyla ve en sık ihtiyaç duyulacak koliler en kolay ulaşılacak yerde olacak şekilde yerleştiriliyor.

Ofisteki arşiv odasını boşaltmak

Birçok şirkette arşiv odası, ofisin en verimsiz kullanılan alanı: Yıllardır açılmayan klasörlerle dolu raflar, köşelere yığılmış koliler, nereye konduğu unutulmuş dosyalar. Bu odayı boşaltmak, yeni bir toplantı odası ya da çalışma alanı kazanmak demek. Boşaltmayı genellikle iki aşamada yapıyoruz: Önce sık kullanılan son birkaç yılın dosyaları ayrılıp ofiste kalacak şekilde düzenleniyor; ardından geri kalan arşiv sıralı kolilere alınıp depoya gidiyor. Raflar ve dolaplar artık kullanılmayacaksa onları da ofis depolama kapsamında saklayabiliyor ya da bir kuruma ulaştırabiliyoruz.

Küçük arşivler

Arşiv depolama yalnızca büyük şirketler için değil. Birkaç dolap dosyası olan küçük bir büro, kapanan bir şahıs şirketinin yasal olarak saklanması gereken defterleri ya da bir serbest meslek sahibinin eski müşteri dosyaları da depolanabiliyor. Oda büyüklüğü koli sayısına göre belirlendiği için az sayıda koli için küçük bir alan ayrılıyor ve aylık bedel de buna göre hesaplanıyor.

Liste: arşivin anahtarı

Bir arşivin değeri, içindeki belgenin bulunabilmesine bağlı. Bu yüzden arşiv depolamada en çok emek verdiğimiz şey liste. Listede her kolinin numarası, içeriği ve depodaki yeri yazıyor; listenin bir kopyası şirketinizin yetkilisinde, bir kopyası bizde duruyor. Listeyi kendi dosyalama sisteminize uyarlayabilirsiniz: yıla göre, bölüme göre, müşteriye ya da projeye göre. Sizin kullandığınız klasör kodları varsa listede onları kullanıyoruz; böylece ofisteki personel, depodaki bir dosyayı ofisteki bir dosyayı arar gibi bulabiliyor.

Arşiv zamanla büyüyor. Her yıl kapanan muhasebe dönemi, biten projeler ve ayrılan personelin dosyaları depoya eklenebiliyor. Yeni gelen koliler listeye aynı düzenle ekleniyor ve odanızdaki yerleri buna göre belirleniyor.

Belgeye ulaşmak

Arşivden bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda üç yol var:

• Koliyi getirtmek: Listeden koli numarasını bildiriyorsunuz; koli ofisinize getiriliyor. İşiniz bitince koli yeniden depoya alınıyor.
• Depoda incelemek: Randevu alarak depoya geliyor, kolileri yerinde inceliyorsunuz. Çok sayıda koliye bakılması gereken denetim ve inceleme dönemlerinde bu yol daha pratik. Gelmeden önce hangi kolilere bakmak istediğinizi listeden bildirmeniz işinizi hızlandırır.
• Arşivin bir bölümünü geri almak: Bir dava, denetim ya da proje için belirli bir dönemin bütün kolileri ofise geri getirilebiliyor.

Koliler kapalı ve bantlı saklanıyor; ekibimiz koli içeriğiyle ilgilenmiyor. Kolilere yalnızca sizin ya da yetkilendirdiğiniz kişinin talebiyle erişiliyor.

Belgelerin korunması

Kâğıdın en büyük düşmanları nem, ışık ve ezilme. Nemli bir ortamda kâğıt dalgalanıyor, mürekkep dağılıyor, küf oluşabiliyor; doğrudan güneş ışığı yazıları soldurabiliyor; üst üste yığılan ağır koliler alttakileri ezebiliyor. Depolarımızda nem kontrolü yapılıyor; arşiv kolileri ışık almayan, kapalı ve kilitli bir depo odasında, ağırlığı dengeli dağıtılarak istifleniyor. Depolar kamerayla izleniyor, alarm sistemiyle korunuyor ve günün her saatinde görevli bulunuyor. Toplam 4.000 metrekarelik iki depomuz var; arşiviniz açık bir salonda değil, şirketinize ayrılmış bir odada duruyor.

Arşiv kolisi seçimi de önemli. Sağlam, kapaklı ve aynı ölçüde arşiv kolileri hem dengeli istiflenebiliyor hem de yıllar sonra bile şeklini koruyor. Farklı ölçüde, eski ve yumuşamış koliler uzun süreli saklamada sorun çıkarabiliyor; bu yüzden kolileme sırasında eski kolilerin yeni ve aynı ölçüdeki arşiv kolilerine aktarılmasını öneriyoruz. Arşiv odalarının nasıl düzenlenmesi gerektiğini arşiv odası nasıl olmalı yazımızda ayrıca anlattık.

Kişisel veri içeren dosyalar

Personel dosyaları, müşteri sözleşmeleri, hasta ve öğrenci kayıtları gibi belgeler kişisel veri içeriyor. Bu belgelerin saklanması, kimlerin erişebileceği ve ne zaman imha edileceği şirketinizin kendi veri koruma politikasına ve mevzuata bağlı; bu konuda şirketinizin hukuk danışmanıyla ve veri koruma sorumlusuyla birlikte hareket etmenizi öneriyoruz. Bizim tarafımızda bu kolilerle ilgili uyguladığımız kurallar şunlar: Koliler kapalı ve bantlı taşınıyor ve saklanıyor, ekibimiz koli içeriğine bakmıyor, kolilere yalnızca sizin talebinizle erişiliyor. Bu tür kolileri listede ayrıca işaretlemek, hem erişim taleplerinde hem de saklama süresi dolduğunda bu kolileri ayırmayı kolaylaştırıyor.

Denetim ve inceleme dönemleri

Vergi incelemesi, bağımsız denetim ya da bir dava süreci sırasında belirli bir döneme ait çok sayıda belgeye kısa sürede ulaşmak gerekebiliyor. Listesi düzgün tutulmuş bir arşivde bu iş saatler değil dakikalar sürüyor: İlgili yılın ve bölümün kolileri listeden bulunuyor ve ya ofisinize getiriliyor ya da depoda incelemeye hazırlanıyor. İnceleme bittiğinde koliler aynı numaralarla yerine dönüyor ve liste güncel kalıyor. Bu yüzden arşivi ilk kez depoya gönderirken listeye biraz zaman ayırmak, yıllar sonra çok zaman kazandırıyor.

Dijital arşive geçerken

Belgelerini taratıp dijital ortama aktaran şirketler de kâğıt asılları çoğu zaman bir süre daha saklamak zorunda kalıyor; bazı belgelerin aslının saklanması yasal bir yükümlülük. Taranan belgelerin asıllarını ofiste tutmak yerine depoya göndermek, ofiste yer açarken belgeleri de güvenli şekilde saklamayı sağlıyor. Taranmış klasörleri listede ayrıca işaretlemek, ileride hangi belgenin aslına ihtiyaç duyulacağını ayırt etmeyi kolaylaştırıyor.

Saklama süreleri

Hangi belgenin ne kadar süre saklanması gerektiği belgenin türüne göre değişiyor. Ticari defterler ve belgeler, vergi kayıtları, personel dosyaları ve sözleşmeler için yasal saklama süreleri farklı. Bu sürelerle ilgili genel bilgiyi şirket evrakı kaç yıl saklanır yazımızda topladık; şirketinize özel durumlar için mali müşavirinize ve hukuk danışmanınıza danışmanızı öneriyoruz. Listeye her kolinin ait olduğu dönemi yazmak, saklama süresi dolan kolileri ayırmayı kolaylaştırıyor. Süresi dolan belgelerin imhası, kişisel veri içeren belgeler başta olmak üzere, şirketinizin kendi politikasına ve mevzuata uygun şekilde yapılmalı.

Arşivin ofise geri dönüşü

Bazen arşivin tamamı ya da büyük bir bölümü yeniden ofise dönüyor: Şirket daha büyük bir ofise taşınıyor ve arşiv odası yeniden kuruluyor, ya da arşiv başka bir kurum ya da yeni bir ortağa devrediliyor. Bu durumda koliler numara sırasıyla depodan çıkarılıyor, yeni adrese götürülüyor ve isterseniz raflara listedeki sırayla yerleştiriliyor. Liste baştan doğru tutulduysa arşiv, depoya girdiği düzenle ofise dönüyor.

Arşiv taşıma ile birlikte

Arşiv depolama çoğu zaman bir arşiv taşımasıyla başlıyor: Ofis taşınırken arşivin bir kısmı yeni ofise, bir kısmı depoya gidiyor. Hangi dosyanın yeni ofiste, hangisinin depoda duracağını keşifte birlikte belirliyor, iki grubu farklı renklerle işaretliyoruz. Yeni ofise giden arşiv de raf sırası korunarak yerleştiriliyor. Ayrıntılar arşiv taşımacılığı ve ofis taşımacılığı sayfalarımızda.

Arşiv depolama fiyatını belirleyen etkenler

Keşif ücretsizdir; ardından her kalem ayrı ayrı yazılı bildirilir ve şirketinize fatura düzenlenir. Teklif formunu doldurabilirsiniz. Arşiv dışındaki ofis eşyası için ofis depolama sayfamıza bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular